DO IT YOURSELF o hagámoslo nosotros mismos

Una de las actividades más recurrentes de Allie Silver es estar en la ruta con sus artistas, por lo que nos recomienda tener algunas cosas en mente para poder sobrevivir con éxito a estas tareas.

 

1. LO FUNDAMENTAL

Primero, la gira es una parte FUNDAMENTAL de la vida y carrera de un artista, ya que es imposible que ese artista viva sólo de lo que puede generar tocando en el bar del barrio todos los fines de semana, a menos que se trate de una banda de covers o soporte para eventos donde la música es un telón de fondo para otra cosa y no de una carrera de artista con propuesta propia.

Para llevar a cabo un diseño de TOUR MANAGEMENT exitoso primero debe tenerse en cuenta que el MANAGER y el TOUR MANAGER pueden ser dos personas distintas, cosa poco común en proyectos emergentes, pero a medida que las responsabilidades aumentan, los equipos tienen que especializarse, por lo que es ideal que el MANAGER se dedique a hacer el próximo negocio y el TOUR MANAGER esté atento a todas las necesidades de la banda en la ruta.

2. PREPARACIÓN PREVIA A LA GIRA

Para esto destacamos que la PREPARACIÓN DE LA GIRA es sin duda el momento más importante, para esto doña Allie Silver recomieda:

  • Bookea fechas importantes que justifiquen la gira.
  • Gestiona fechas de soporte con algún agente de booking que se mueva en el medio local.
  • Examina la ruta de fechas que tienes programadas o Tour Mapping no sólo para coordinar transporte, sino que también para averiguar que es posible hacer y así no desgastar tanto al artista ni quemar el presupuesto.
  • Prepara un Presupuesto para la Gira.
  • Gestiona con tiempo (sé generoso en es tiempo) visas, permisos y todo el papeleo para estar en regla con la normativa de cada lugar que visitas.
  • Compra los tickets de vuelo, trenes y todo el esquema de transporte con el mayor tiempo posible. Te dará ventaja para agendar otras cosas y llenar los espacios libres con prensa, realizaciones audiovisuales, tiempo libre, etc.
  • Compra siempre un Seguro de Salud/Viajes, la posibilidad de imprevistos es muy alta y aparecerán en los momentos más críticos, lo mejor es estar cubierto, aunque parezca un “gasto innecesario”.
  • Prepara una libro bitácora de la Gira o TOUR BOOK.
  • Piensa y visualiza TODOS los detalles. Imagina cada uno de los pasos mil veces para tener todo cubierto con tiempo.

 

3. TOUR BOOK: ¿Qué información debe tener?

El Tour Book es el documento que debe reunir toda la información relativa a la gira, es fundamental que se mantenga actualizada y al alcance de todos los miembros del equipo que estará de viaje, artistas, técnicos y agentes.

No debes olvidar incluir:

  1. Información de Contacto de TODO el equipo. (Nº Pasaporte, Nombre Completo, preferencias de comidas, números de pasajero frecuente, contacto de emergencia, teléfono, mail, alergias y todo ese tipo de detalles).
  2. Calendario de Shows y de Viajes.
  3. Todos los detalles de TRANSPORTE (avión, tren, automóvil rentado y cualquier otro medio de transporte).
  4. Instrucciones del SEGURO.
  5. Planificación DÍA por DÍ

4. CHECKLIST

Así mismo, el Checklist para cada Show debe considerar siempre:

  • Envía el Rider Técnico más actualizado. Pregunta siempre por todos los temas relativos requerimientos y backline, pide confirmación de disponibilidad por escrito siempre.
  • Información de Hotel /Hospedaje.
  • Información de recogida y salida desde y hacia el aeropuerto.
  • Toda la información del Venue o Sala de Concierto, capacidad, ficha técnica, equipo de té
  • Arreglos para estacionamiento de tu vehículo, si llegas manejando.
  • Hora de llegada al Venue.
  • Horario de Soundcheck o prueba de Sonido. Horario de Inicio y de té
  • Hora del Show.
  • Duración del show.
  • Número de invitados del Artista.
  • Alimentación y trato con la barra (bar).
  • Requerimientos de Prensa.
  • Persona de Contacto y Stage Manager para el día del Show.
  • Otra información que sea importante para tu artista.

 

Allie también recomienda, que aunque sabemos que puede ser un trabajo extra, lo ideal es que puedas generar un contrato firmado entre las partes para cada uno de los shows que se generen, ya que será responsabilidad del Manager verificar que se cumplan las condiciones pactadas. Desde el otro lado, estará el promotor del venue/festival, quien también tendrá sus exigencias para el artista, sobre todo ligado a la calidad del show, comunicaciones y los horarios de montaje, show y desmontaje.

Cuentas claras conservan la amistad!

 

Textos Allie Silver | t: @vivafreeradical